¿Qué es un ERP?
Hoy en día nos encontramos en una época en la que la información se
genera cada segundo de forma instantánea en todas las organizaciones y
en cada uno de sus niveles, en el ámbito empresarial, tener a la mano la
información necesaria pude significar una ganancia o una pérdida
monetaria, a través de las últimas décadas, han aparecido y evolucionado
los sistemas de planeación de los recursos empresariales para ayudar en
este sector, mejor conocidos como ERP, son un tipo de software
que permite a las empresas controlar la información que se genera en
cada departamento y cada nivel de la misma.
El fin de los ERP es el de INTEGRAR los departamentos,
donde antes había un sistema de información especializado para cada
órgano de la empresa, los ERP son capaces de generar una base de
datos limpia, donde se gestione la información en tiempo real y se pueda
obtener los datos requeridos en el momento que se desee.
¿Cómo Funciona un ERP?
Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de
programación, seguida por la gestión de un sin fin de bases de datos
correspondientes a los distintos departamentos que se deseen integrar.
Los sistemas ERP se organizan por medio de MÓDULOS, los
cuales se conectan a distintas bases de datos, según lo que se requiera
para cada departamento, existen 2 tipos de ERP, los de
propietario y los de código abierto, los de propietario son hechos por
empresas con fines de lucro que venden sus software y los implementan a
las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos
se necesita obtener una licencia mas el costo de la implementación del
software en la empresa.
Al contrario de los ERP de código
abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que sin fin
de lucro, distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque esto no
signifique que sea del todo gratuito, ya que la implementación genera un
costo en la empresa y es necesario de una persona capacitada que lo
realice (conocidos como “partners”).
El trabajo más duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque
existan los mismos ERP’s para diferentes empresas, no signifique
que estos realicen las mismas funciones, esto ocurre porque cada empresa
es diferente y por lo tanto necesita de un desarrollo personalizado de
los distintos módulos que mas utilice la empresa. El segundo paso del
ERP es la integración del mismo dentro de la empresa, son realmente
muy pocas las empresas que logran integrar estos sistemas desde el
inicio de la misma, es por esto que la implementación dura más tiempo
del esperado, pero el verdadero éxito del ERP radica en lo
siguiente, una vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es
mucho más fácil el desarrollo de nuevos módulos, departamentos y
sistemas como lo es el caso de empresas donde cambien constantemente sus
productos, zonas de venta, insumos etc..
Ventajas de los ERP.
Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP
es la gestión en tiempo real de la información, una ventaja que las
empresas agradecen mucho por su fuerte interacción con la logística de
información y productos, la cadena de abastecimiento, estadísticas
financieras, y otras áreas que utilizan información que cambia
constantemente.
La correcta implementación de los ERP repercute en el aumento de
productividad de todos los departamentos, así como el mejor
aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar
un informe de un departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en
otras funciones.
Desventajas de los ERP
Aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de
productividad, para muchas empresas es casi imposible pagar el costo de
las licencias, implementación y sobre todo del mantenimiento del mismo,
ya que son sistemas dinámicos, de nada sirve tener el mismo sistema en
una empresa que crece y cambia día a día.
Además del costo, el tiempo que sugiere la implementación es un problema
para las empresas, este problema empieza por la rigidez que tienen los
ERP, es difícil que una empresa en particular desarrolle su propio
sistema, los ERP que son sistemas genéricos, tienen que ser adaptados a
las empresas desde su estructura principal.
El manejo del ERP tiene sus desventajas, se necesita instruir a
los trabajadores de cada modulo que se vaya a asignar, la
especialización de los trabajadores genera un costo y tiempo que tiene
que emplear la persona para hacer un cambio en su estructura operativa,
lamentablemente la resistencia al cambio presenta un problema muy grande
en este punto.
Relación con la Planeación en Proceso
El flujo de información dentro de los ERP puede influir en las
decisiones de producción dentro de un día, semana o año, ya que la
información y estadísticas están siempre a la mano, además la producción
se basa en la cantidad de insumos con la que se cuenta, los ERP
manejan eficientemente los insumos, a través de la logística de
información se puede tener lo que se quiera cuando se necesite y
producir lo que se quiera.
Dentro de la planeación de procesos, los ERP tienen su mayor
influencia en la gestión de las bases de datos de manufactura y de
producción, según la empresa y los módulos, son suficientemente capaces
de crear entornos de estimación de datos y guardar la información que se
necesite en estos departamentos.